Pour répondre à des besoins particuliers de certains clients, des fonctionnalités du standard SAP peuvent être utilisées ensembles pour aboutir à des flux personnalisés qui répondent à des besoins particuliers.
Certaines fonctionnalités, comme la gestion de la consignation et le catch weight management (CWM), sont rarement utilisées ensemble sur un même flux. Leur combinaison peut entraîner des limites dans le standard SAP, qui ne sont détectées que lorsqu’un client demande ce flux particulier et qu’il est testé selon les meilleures pratiques. C’est le cas de figure que nous avons pu rencontrer avec nos équipes.
Cet article traite de la combinaison de fonctionnalités décrite ci-dessous, des limites que nos consultants ont détectées sur ces flux et de la collaboration menée avec SAP pour ajuster le standard dans une perspective d’amélioration continue, afin d’éliminer ces erreurs et de permettre à notre client de gérer correctement ses opérations sur SAP.
Consignation et catch weight : Les principaux enjeux à connaître
La consignation joue un rôle crucial dans la gestion des stocks, notamment pour les produits à poids variable. Cette approche est particulièrement importante pour ces produits, car elle permet de gérer les fluctuations de quantité et de valeur de manière plus efficace.
En effet, la consignation facilite l’ajustement précis des stocks en fonction de la demande réelle, tout en réduisant les risques financiers associés à l’achat direct des différents produits dont les produits à poids variables.
Le Catch Weight Management (CWM) répond aux défis liés à la gestion des produits dont le poids peut fluctuer. La gestion de ces fluctuations de poids est essentielle, car elle impacte directement la précision des inventaires, la comptabilité et le reporting financier. Une précision accrue dans le suivi du poids réel des produits permet d’éviter des écarts entre les quantités enregistrées et celles réellement vendues ou utilisées, garantissant ainsi une meilleure gestion des coûts et une fiabilité accrue des données financières.
Cela est particulièrement crucial pour les entreprises où même de petites variations de poids peuvent entraîner des différences significatives en termes de valeur.
Cette utilisation de consignation avec du catch weight représente des limites qui sont difficiles à détecter. La limite principale est que dans le standard SAP, un écart minime est engendré à chaque opération entre l’opération de déconsignation et la facture fournisseur. Ceci ne pose pas de problème pour la plupart des clients pour lesquels ces écarts sont acceptable dans leur tolérance paramétrée sur SAP. Pour notre client, ceci n’est pas le cas. Le client utilise un processus de contrôle facture qui nécessite d’avoir 0 écart. C’est ainsi que cette problématique a été détectée, ce qui nous a permis de remonter cela auprès des équipes SAP pour ajuster le processus standard de la solution.
Après une analyse approfondie de cette limite, il s’avère qu’elle est engendrée par des écarts d’arrondi sur le code standard. Ces écarts posent un problème majeur en créant des divergences entre les montants financiers attendus et réels, compliquant ainsi la validation correcte des factures des fournisseurs.
Ces divergences ont un impact significatif sur les transactions financières et requièrent une attention particulière pour assurer l’exactitude des processus comptables et logistiques en consignation. Dans les processus à tolérance zéro, des opérations chronophages doivent souvent être menées pour pallier à ces écarts.
Quand le standard SAP évolue pour mieux répondre aux besoins
Pour apporter les ajustements nécessaires à la problématique expliquée ci-dessus, nos équipes ont abordé le sujet de la façon suivante :
1. Documentation du problème initial par les consultants :
Nos consultants SAP sont intervenus pour documenter et analyser les divergences observées dans les montants des transactions lors de la déconsignation des stocks. Pour détecter cette divergence, ils ont comparé le flux standard SAP d’un processus de consignation avec un flux d’approvisionnement nominal. Les mouvements 411K pour la déconsignation et 101 pour la réception nominale ont été comparés, ce qui a permis de constater des incohérences dans la valorisation des stocks, avec des écarts financiers.
Une analyse de la cause racine effectuée par nos consultant a mis en évidence la source suivante de cet écart : Le coefficient de poids utilisé pour le calcul du montant du mouvement est arrondi différemment entre le flux de consignation et le flux nominal. Pour la déconsignation, ce coefficient est arrondi à 4 décimales, et pour le flux nominal, à 3 décimales.
Afin de faire part de l’anomalie rencontrée auprès des équipes de l’éditeur SAP, nos consultants ont pu déclencher un ticket OSS.
En identifiant ces problèmes et repérant les causes liées à ces divergences, nos consultants ont pu ouvrir la voie à des ajustements précis et à l’optimisation des processus de gestion des stocks dans le système SAP.
2. Analyse détaillée et échanges continus :
Suite à notre diagnostic de l’origine du problème en identifiant l’arrondi incorrect du coefficient de poids comme la cause principale des divergences observées, nous avons pu soumettre un protocole d’exécution à SAP afin de régler cette imprécision, via la note : SAP OSS 3435895.
A cette étape, SAP a assuré une analyse détaillée des problèmes liés à la consignation et au catch weight. Suite aux clarifications demandées par cet éditeur, nos consultants ont fourni des informations supplémentaires, notamment des captures d’écran des pièces comptables générées par les deux flux.
De plus, nous avons organisé avec SAP des réunions de simulation et des tests en direct pour démontrer concrètement les écarts observés et permettre à cet éditeur d’analyser le problème de manière plus précise, facilitant ainsi le développement de la solution.
3. Soumission de notre solution auprès des équipes SAP :
Après l’ensemble de ces analyses, nous avons pu soumettre le correctif proposé auprès des équipes SAP. L’éditeur allemand a donc créé une note dédiée uniquement à notre client pilote, dans un premier temps, afin de tester la solution.
Après l’avoir éprouvée puis validée, SAP a rendu cette note publique pour appliquer le correctif à l’ensemble de ses clients.
Cette note est à retrouver ici.
Retour sur les principaux avantages de la solution :
La solution implémentée en corrigeant les erreurs d’arrondi, a apporté plusieurs avantages significatifs. Elle a permis d’améliorer la précision des transactions financières, éliminant ainsi les écarts de montants entre le système SAP et les factures des fournisseurs. Pour des clients qui n’acceptent aucun écart sur les factures fournisseurs, que ce soit pour des raisons financières ou des contraintes système, cette solution leur a permis de continuer à utiliser la consignation, un aspect qui avait été remis en question suite aux écarts rencontrés au début. Cette correction a également bénéficié aux utilisateurs en réduisant les interruptions dans la chaîne d’approvisionnement, en simplifiant le processus de vérification des factures, et en renforçant la conformité financière de l’entreprise.
Grâce à ces améliorations, les processus internes sont devenus plus fluides et fiables, garantissant ainsi une meilleure performance globale.
Pour aller plus loin, l’intégration de la solution de consignation à poids variable avec SAP Extended Warehouse Management (EWM) a aussi présenté des challenges, notamment sur l’entrée en stock des emballages pleins et vides par le biais de la solution Empties Management de SAP.
Challenges pour lesquels nos consultants ont su apporter des solutions, notamment par la personnalisation de la solution existante afin de répondre aux enjeux de cette intégration.
Un sujet que nous aborderons lors d’un prochain article, au travers de notre expertise sur les solutions SAP WM et EWM.
