De bedrijfsboekhouding is geen functie waarvan de regels en processen ingrijpende periodieke revoluties ondergaan. Men zal eerder spreken van evoluties waarbij de “nieuwe” boekhouding voor vaste activa niet in tegenspraak is met deze regel. Enkele zeer specifieke transacties zullen daarom aangevuld worden met extra velden of functionaliteiten.
Maar aanbieders van digitale boekhoudoplossingen zoals de toonaangevende ERP-leader, SAP, kunnen in sommige gevallen bepaalde veranderingen versnellen.
Het nieuwe boekhoudsysteem voor vaste activa (Asset Accounting) is beschikbaar in alle versies die door de uitgever worden onderhouden, dus zelfs indien u nog geen gebruik maakt van de nieuwe SAP S / 4 HANA-versie, is deze nog steeds geldig onder SAP ECC 6.0 EHP 7 of recenter. U moet echter eerst de nieuwe versie van het grootboek geïnstalleerd hebben om alle functionaliteiten te kunnen activeren. En wanneer u overschakelt naar SAP S4/HANA (SAP kondigt aan dat de ECC-releases in 2025 niet meer bijgewerkt zullen worden), is het noodzakelijk om op de hoogte te zijn van het feit dat het klassieke boekhoudingssysteem voor vaste activa niet meer bestaat.
1- Voordelen van het nieuwe boekhoudingssysteem voor vaste activa :
De uitgever beoogt de verwerkingssnelheid en de prestaties te verbeteren, maar niet alleen omdat de meeste verbeteringen samenhangen met een efficiëntere toepassing van de verschillende boekhoudregels en de verslaggeving daarvan.
1.1- Directe toegang voor het corrigeren van bijgewerkte waarden
Alle evaluatietabellen van boekhoudsysteem voor vaste activa worden nu in real time gegenereerd. U kunt met Asset Explorer ook door de meeste financiële documenten navigeren. Wanneer een wijziging wordt aangebracht in een actief wordt de geplande afschrijving (gebruikt voor het boeken van de waarde van de activa) onmiddellijk bijgewerkt en worden de bijgewerkte waarden in de rapporten weergegeven.
1.2- Enige betrouwbare informatiebron
De afstemming tussen de financiële boekhouding en de boekhouding van de vaste activa wordt gewaarborgd door het ontwerp. Zo worden nu in alle evaluatietabellen afstemmingsrekeningen gebruikt, die geen handmatige boekingen toelaten. Dit zorgt ervoor dat de integriteit van de boekingen behouden blijft en dat kostenelementen in de hoofdadministratie van de boekhouding worden geïntegreerd, zodat SAP ERP Controlling (CO) wordt afgestemd op SAP FI.
1.3- Transparantie
Voor elke activapost wordt een aparte post gegenereerd inclusief acquisitie- en buitengebruikstellingswaarden en afschrijvingskosten. Dit zorgt voor een volledige zichtbaarheid in SAP FI.
1.4- Geen overbodige gegevens
Het nieuwe boekhoudsysteem voor vaste activa vereist niet langer het gebruik van delta-afschrijvingszones naast de normale afschrijvingszones.
1.5- Een nieuwe logica met vereenvoudigde gegevensstructuren
Voortaan is het genereren van gepersonaliseerde rapporten niet meer nodig om gegevens uit verschillende bronnen of tabellen samen te voegen. .
De CO-gegevens, winstgevendheidsanalyse (PA), Inkoop, Verkoop en Distributie (SD) of het boekhoudsysteem voor vaste activa worden in één tabel in FI opgeslagen en zijn beschikbaar in de rapporten van de grootboekpost.
Bij de migratie van een SAP ECC systeem naar SAP S / 4 HANA, hoewel veel tabellen achterhaald zijn, hebben de boekhoudkundige overzichten in SAP S / 4 HANA dezelfde naam als de vorige tabellen om het mogelijk te maken dat aangepaste rapporten en sommige programma’s blijven lopen. Hierdoor heeft men ook toegang tot gegevens van de jaren voorafgaand aan de migratie.
1.6- Vlotte afsluiting
De procedure ter afsluiting van de periode is eenvoudiger en sneller te implementeren, met bijgewerkte gegevens die gedurende de hele maand beschikbaar zijn. Postings worden direct of op de achtergrond gemaakt. Er zijn dus geen batch postings meer.
2- Specifieke voordelen van S4/HANA in de boekhouding van vaste activa :
2.1- Berekening en boeking van afschrijvingen
De afschrijvingsberekening en de boeking ervan in S4 Finance SAP S4/HANA gebeurt nog steeds via AFAB transacties, maar het selectiescherm is ietwat verschillend. U hoeft niet meer te zoeken naar een reden voor de boeking, omdat SAP S4/HANA automatisch herkent of de afschrijving gepland, herhaald, hervat of ongepland is. U kunt er dan voor kiezen om de boeking voor elke boekhoudnorm afzonderlijk uit te voeren, of u kunt het veld van de boekhoudnorm blanco laten en de boeking in zijn geheel uitvoeren..
Hoewel de afschrijvingsverrichting in het nieuwe boekhoudsysteem voor vaste activa altijd op de achtergrond wordt uitgevoerd, zal de verrichting sneller verlopen omdat niet elk actief herberekend wordt en de verwachte waarden, die altijd up-to-date zijn, overgenomen worden.
De geplande afschrijving wordt elke keer dat een activatransactie wordt gevalideerd of een wijziging wordt aangebracht, geactualiseerd. Daarom zullen de explorer en activa-rapporten u steeds de actuele waarden tonen. De uitvoering van de afschrijvingstransactie aan het einde van de maand verloopt sneller dankzij de weergave van de reeds berekende geplande waarden. Het systeem slaat collectieve documenten op voor afschrijving, niet altijd één document per actief, maar zet voor elk actief een aparte regel in het grootboek met meer details dan voorheen beschikbaar was in de rapportering in Finance.
2.2- Nieuwe afschrijvingsmotor SAP S / 4 HANA
Voorheen werden afschrijvingen per transactiepost sequentieel berekend, waarbij de jaarlijkse afschrijving gebaseerd was op het totaal van de posten.
Een voorbeeld is de afschrijving voor een heel jaar, berekend op de eerste aanschaffingswaarde. Als u een halfjaarlijkse overdracht doet, brengt u de semestriële afschrijving in mindering op het overdrachtsbedrag. Indien u vervolgens tegen het einde van het jaar een actief heeft verworven, voegt u de afschrijving van deze aankoop alleen toe voor de resterende maanden.
Het nieuwe boekhoudsysteem voor vaste activa van SAP integreert de nieuwe afschrijvingsberekeningsmotor. Het systeem werd ontworpen met meer landspecifieke eisen en berekent met intervallen in plaats van per afzonderlijke transactie. De motor biedt ook meer flexibiliteit voor tijdsafhankelijke wijzigingen, bijvoorbeeld bij wijzigingen van de afschrijvingsvoorwaarden in de loop van het jaar, zoals de gebruiksduur, de afschrijvingssleutel, de realisatiewaarde aan het einde van de gebruiksduur, enzovoort. De soepelheid zit hem duidelijk in het gemak waarmee veranderende omstandigheden van het actief tijdens de gebruiksduur ervan kunnen worden opgevangen
