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Plongée dans le ‘Universal Journal’ ; Fonction majeure de SAP S4/HANA Finances 2.0

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SAP S4/HANA est l’ERP intelligent nouvelle génération qui utilise la toute puissance de la base de données in memory SAP HANA. Depuis son introduction en 2015, l’ERP a connu de nombreuses transformations et développements pour toujours plus renforcer le positionnement de l’éditeur SAP comme leader mondial.

La nombreuse base installée version SAP ECC est en pleine phase de migration vers cette nouvelle génération d’ERP intelligent, c’est souvent un projet important et stratégique pour les entreprises, il est donc essentiel de comprendre les véritables valeurs ajoutées de SAP S/4HANA par rapport à ECC et l’un des principaux changements apportés par SAP Simple Finance, module de base de SAP S/4HANA est le concept « Universal Journal* : Single Source of Truth ». (* journal universel)

SAP Universal Journal fournit un modèle de données plus simple qui facilite la vie des utilisateurs en supprimant un certain nombre de tables et en éliminant le besoin de séparer précédemment entre la comptabilité financière (FI) et le contrôle de gestion (CO). Cette approche permet de prendre des décisions rapides et fondées sur une vision globale de la gestion de l’entreprise.

Comment Universal Journal change-t-il la finance dans SAP ?

  • Les données sont présentées dans une structure commune grâce à la combinaison des documents de FI (comptabilité financière) du CO (contrôle de gestion) et au stockage dans une table unique des postes individuels : la table ACDOCA.
  • « Universal Journal Entry » devient l’unique pool de données qui élimine le besoin de réconciliation entre FI et CO : Lecture et traitement des données requises à partir d’une source unique, éliminant les activités de rapprochement et les redondances de données.
  • Se conforme aux exigences légales d’un point de vue local et global incluant toutes les devises requises.
  • Possède des données de production, des données de planification, des données de simulation et des données de prévision.
  • Fournit une vue à 360 ° des objets d’intérêt tels que Profit & Lost, Bilan et KPI.
  • Propose une base des rapports de gestion allant jusqu’au niveau de détail de l’article.
  • Déplace le traitement financier de fin de période de batch vers un process en temps réel avec des fonctionnalités in memory.

Principaux avantages de SAP Universal Journal

Après avoir implémenté Universal Journal, vous verrez rapidement les avantages suivants :

  • Tâches de fin de mois

SAP Universal Journal permet à l’équipe Finance de redéfinir le processus de fin de mois et d’interrompre l’exécution de toutes les tâches dans une courte fenêtre. Avec l’alignement des données financières, des tâches fastidieuses comme la répartition des coûts et les cycles d’évaluation peuvent être exécutées au cours du mois et non plus le premier jour du mois suivant.

De perturbations peuvent apparaître au sein de l’équipe finance nécessitant une remise à plat et une analyse des tâches de fin de mois, Universal Journal va réaligner certaines de ces tâches. La répartition de l’effort de clôture de fin de mois sur l’ensemble du mois permettra d’équilibrer la charge de travail et aux équipes concernées d’être plus réactif. 

  • Préparation du rapport

Les rapports traditionnels (hors SAP HANA)  sont générés via des outils Business Warehouse qui impliquent le transfert de données de l’ERP (système d’enregistrement) vers BW (système de reporting / d’analyse). La création de rapports de comptabilité de gestion détaillés dans SAP BW implique diverses sources de données et couches qui doivent être transformées pour fournir les données adéquates à l’utilisateur.

Le modèle de données simplifié de SAP Universal Journal propose avec sa source unique toutes les informations requises dans une seule vue, réduisant la complexité de la conception du rapport et de sa prise en charge. Historiquement, si un travail ou un processus dans SAP BW échouait, les chiffres figurant dans les rapports SAP BW étaient erronés entraînant un travail d’assistance correctif supplémentaire pour suivre l’élément en question, puis les calendriers doivent être ré-exécutés pour s’assurer que les valeurs sont cette fois correctes.

Toutes ces tâches seront supprimées par le modèle de données simplifiées d’Universal Journal. Pour revenir aux simplifications de fin de mois, le moteur de prévision de SAP S / 4HANA peut être utilisé pour générer des rapports sur les données financières en milieu de mois afin de mieux comprendre comment le processus de fin de mois sera impacté. Par exemple, cela peut entrainer la décision de promouvoir certains articles pour atteindre les objectifs de vente en mauvaise tendance ou d’anticiper la capacité de production de l’usine pour des produits qui se vendent mieux que prévu.

  • Rapprochement des données

La réconciliation des données financières avec les données de comptabilité de gestion est une tâche courante qui vérifie que toutes les transactions ont été correctement enregistrées. En supprimant plusieurs tables et en créant une seule table contenant toutes les informations, il n’est plus nécessaire de procéder à un rapprochement, car la source des rapports statutaires et de gestion est identique et la nécessité d’attendre la fin du mois pour effectuer les rapprochements inter-sociétés est supprimée pouvant être exécutée en temps réel à tout moment de la période comptable.


Article rédigé par : Ghada AMMAR — Consultante SAP FICO