TOP, une start-up spécialisée dans l’IA appliquée aux ressources humaines, souhaite mieux maîtriser et structurer sa croissance en optimisant ses processus, notamment en matière de R&D, finance ainsi qu’en gestion de projet.
Pour atteindre ses objectifs, l’entreprise a sollicité Aymax afin de l’accompagner sur plusieurs dimensions clés : l’acquisition d’un ERP adapté aux besoins spécifiques d’une start-up en croissance, l’automatisation des processus pour libérer du temps et recentrer les équipes sur le cœur de métier, la structuration de son développement suite à une levée de fonds pour soutenir ses ambitions à long terme, et la mise à disposition d’outils permettant aux dirigeants et décideurs d’accéder à des projections financières fiables.
Les enjeux stratégiques rencontrés pour ce projet :
En amont du projet, notre équipe a identifié plusieurs enjeux clés pour soutenir la croissance de TOP. Parmi ceux-ci, nous citons :
- La maîtrise des coûts de de l’organisation
- L’optimisation de la gestion de la facturation
- L’analyse de coûts de la rentabilité des projets
- La réalisation de reportings fiables
- La garantie de la confidentialité des données des clients
- L’optimisation du processus de R&D
- La scalabilité de la structure
Mise en œuvre du projet d’intégration de la solution S/4 HANA Public Cloud Edition
Solution adoptée :
Dans le cadre de ce projet, nous avons opté pour le programme Grow with SAP et l’intégration de la solution SAP S/4 HANA Public Cloud Edition. Ce choix présente plusieurs avantages stratégiques :
Le programme Grow with SAP permet une mise en place rapide et simplifiée de l’ERP S/4 HANA Cloud, offrant une intégration en mode SaaS avec un accès à SAP BTP et à d’autres applications SAP. De plus, SAP prend en charge les frais de souscription pendant six mois, réduisant ainsi l’impact financier de la phase d’intégration.
La solution SAP S/4 HANA Public Cloud Edition apporte une flexibilité d’intégration et garantit le respect des bonnes pratiques métiers grâce aux standards SAP. Elle assure également une sécurité renforcée et une conformité avec les normes en vigueur. Grâce à des mises à jour automatiques et continues, cette édition permet à l’entreprise de bénéficier en permanence des dernières avancées technologiques, comme l’Intelligence Artificielle. Enfin, l’interconnexion avec diverses solutions SAP et non-SAP, ainsi que l’intégration de la SAP BTP, renforce la cohérence et l’efficacité de l’ensemble de l’écosystème numérique de l’entreprise.
Dispositif et méthodologie adoptée :
Organisation du projet :
L’organisation du projet repose sur plusieurs piliers fondamentaux :
- Méthodologie : La méthodologie Agile Activate structure le projet autour d’acteurs clairement définis, de cérémonies régulières et de livrables précis à chaque phase.
- Planification : Elle repose sur une roadmap évolutive, permettant une gestion progressive et flexible des différentes étapes du projet.
- Post Go-live : L’accent sera mis sur l’intégration des nouvelles évolutions, ainsi que sur l’amélioration continue et la maintenance de la solution mise en place.
- Formation des utilisateurs : Une formation complète est assurée, avec une attention particulière portée aux équipes de R&D, à la gestion de projets, ainsi qu’à la gestion de la facturation et de la rentabilité, afin de garantir une appropriation optimale des outils.
Dispositif du projet :
- Équipe : 2 consultants SAP FI CO, 2 consultants SAP SD, 2 consultants SAP MM, 1 consultant SAP PS, et 1 chef de projet.
- Organisation du projet : Elle repose sur un Centre de Service basé à Tunis, assurant l’exécution des opérations, tandis que la gestion de projet est pilotée depuis Paris pour une coordination stratégique efficace. Cette répartition permet de combiner proximité et expertise, avec des équipes mobilisées à la fois au sein d’Aymax et chez le client, favorisant ainsi une collaboration fluide et une présence adaptable en fonction des besoins.
- La structure du projet : Repose sur une approche par activité, avec une priorisation temporelle par métier afin d’assurer une progression cohérente. Les travaux techniques sont pilotés en parallèle, en tenant compte des dépendances métiers, garantissant ainsi une synchronisation efficace entre les différentes phases du projet.
Les principaux avantages de la solution :
La solution implémentée a apporté de nombreux avantages à notre client :
Respect des normes IFRS : L’ERP S/4 HANA Public Cloud assure la conformité en intégrant et en prenant en charge les normes comptables IFRS applicables en France.
Clôture automatique de la facturation : Ce socle technologique permet une clôture automatique de la facturation et de la comptabilité le 3 de chaque mois, facilitant ainsi la gestion financière et optimisant la fluidité des opérations.
Faciliter la préparation des levées de fonds : L’ERP S/4HANA Public Cloud simplifie la préparation des levées de fonds en organisant et optimisant les processus clés de l’entreprise ; R&D, finance et sécurité, renforçant ainsi la confiance des actionnaires actuels et créant des conditions favorables pour de futurs investissements.
Centralisation des données : Cette solution garantit une centralisation des données et offre un accès en temps réel aux reportings, permettant une prise de décision rapide et éclairée.
Structuration des processus : S/4HANA Public Cloud permet de structurer et d’optimiser les processus métiers de la R&D, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur le cœur de métier et augmenter la productivité des équipes.
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