Introduction
Nous savons très bien que la « clôture des comptes » est la priorité N°1 des pôles comptabilité et finances. À la fin de chaque période, des professionnels, des comptables et directeurs financier, exécutent et examinent les activités comptables pour garantir un accès rapide à des informations financières précises.
La clôture comprend de nombreuses tâches uniques et souvent dépendantes, telles que l’examen des transactions du grand livre général, l’enregistrement des écritures de journaux manuels comme les provisions, les amortissements, les charges inter-sociétés ou encore les allocations. Elle peut comprendre également d’autres activités, notamment comme le rapprochement des comptes et l’analyse des écarts.
Dès lors de la clôture des activités, le travail continu, avec cette nouvelle étape : l’audit. En effet, avant que les résultats puissent être communiqués de façon externe, les entreprises doivent préparer et fournir : des détails, des calendriers, des pièces justificatives et des preuves, résultant des rapports financiers et comptables.
Le défi : identifier et gérer les tâches de clôture financière
Pour de nombreuses organisations, la visibilité, l’automatisation et la planification des tâches de clôture financière sont limitées. Une liste de tâches ou d’activités consolidées n’existe souvent pas, plusieurs organisations gèrent le processus par entité, fonction ou individu.
Une approche basée sur un tableur pour gérer la clôture présente plusieurs autres défis et notamment ceux-ci :
- Plus sujette aux erreurs
- Opportunités d’automatisation limitées
- Manque de notifications proactives, d’horodatages et de flux de travail
La solution : une technologie flexible et intelligente
SAP S/4HANA améliore la clôture financière de manière rigoureuse avec un certain nombre de nouveaux outils qui augmentent l’efficacité, la gouvernance et la perspicacité.
Cockpit de clôture SAP Financial pour SAP S/4HANA
Le cockpit SAP Financial Closing accélère les cycles de clôture les plus complexes, tout en respectant les exigences réglementaires et les normes d’information financière.
Le cockpit de clôture est un outil très puissant dans SAP Financial System qui fournit une interface structurée pour l’exécution de transactions et de programmes faisant partie de processus complexes tels que des ceux de clôture périodiques et annuels. Le SAP Financial Closing Cockpit réduit les coûts du cycle de clôture financière et des demandes de ressources
Cependant, depuis SAP S/4HANA 1709, l’outil a été converti et intégré directement dans l’environnement SAP S/4HANA.
Le cockpit de clôture financière SAP pour S/4HANA prend en charge la planification, l’exécution, la surveillance et l’analyse des tâches de clôture financière pour les entités de votre groupe qui se répètent périodiquement (par exemple, quotidiennement, mensuellement et annuellement). Il implique aussi plusieurs agents et possède une séquence chronologique qui est fixe dans le processus de clôture
SAP S/4HANA Financial Closing Cockpit est simplement utilisé pour optimiser le processus de clôture complexe. Les avantages de l’application seront référencés au sein de 4 sujets principaux.
- Transparence
- Efficacité
- Conformité
- Impact humain
Le cockpit de clôture financière SAP S/4HANA offre les fonctionnalités suivantes pour faciliter l’optimisation de votre processus de clôture :
- Organisation événementielle des activités de clôture
- Outils d’analyse
- Un point d’entrée et un regard pour toutes les activités connexes
À titre d’illustration, les tuiles suivantes sont disponibles dans le cockpit de SAP Financial Closing (le comptable ou l’agent de clôture financière peut accéder aux listes des tâches directement via le tableau de bord SAP FIORI)
De plus, l’exploration vers le bas de la vignette “Liste des tâches” du cockpit de fermeture donne un aperçu des différentes tâches, de leurs statuts et bien plus d’informations. Il peut également afficher des dépendances, des notes et des pièces jointes, des informations de journal, etc.
Pour fournir des informations complètes tout au long du processus, les indicateurs de performance clés prédéfinis comme ceux de la figure suivante et les rapports (comme les diagrammes de Gantt) offrent une vue claire des activités de clôture.
SAP S / 4HANA Cloud pour la clôture financière avancée
Depuis le printemps 2019, un moniteur de clôture de bout en bout ou « version étendue » du cockpit de clôture financière SAP pour SAP S/4HANA était en cours chez SAP.
SAP S/4HANA Cloud pour la clôture financière avancée est une solution Cloud uniquement disponible et pour la première fois avec la version SAP S/4HANA Cloud 1811. La première itération qui se connecte à SAP S/4HANA 1809 est disponible avec SAP S/4HANA 1809 FSP 01, nécessitant SAP S/4HANA Cloud pour la clôture financière avancée 1902.
Cette connexion à SAP S/4HANA sur site signifie également que cette application peut être utilisée comme un hub de clôture, ce qui vous permet de planifier, traiter et surveiller votre clôture financière pour plusieurs systèmes sur site. Cette première version du FSP 01 se concentre sur la clôture des entités et des groupes, avec un reporting financier sur la feuille de route.
Avec la première version, les fonctionnalités suivantes devraient être livrées et sont en grande partie conformes au cockpit classique de SAP Financial Closing pour SAP S/4HANA, mais avec une expérience utilisateur modernisée et entièrement basée sur SAP Fiori :
Vous pouvez définir des modèles pour modéliser et planifier les cycles de fermeture en termes de tâches manuelles et automatisées.
Les listes de tâches peuvent être générées à partir de modèles pour des dates clés spécifiques.
Les ensembles de modèles de tâches comprennent toutes les applications de clôture standard et les travaux avec leurs séquences et interdépendances respectives pour les comptes clients, les comptes fournisseurs, la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
Les tâches de clôture peuvent éventuellement être soumises à une approbation, qui peut être modélisée dans un workflow d’approbation.
La surveillance de la clôture financière est activée via une page de présentation et une page de liste analytique pour suivre la progression et l’achèvement de vos activités de clôture. Pour clarifier le contenu de ces fonctionnalités de surveillance, voici ces exemples de système :
Article rédigé par : Safa Omri – Consultante SAP FI/CO
