Développement d’une plateforme intranet pour la collectivité de Saint Pierre et Miquelon
La collectivité territoriale de Saint-Pierre-et-Miquelon a sollicité Aymax pour le développement d’une plateforme intranet dédiée à la gestion des dossiers des boursiers et demandeurs de bourse, en France et à l’étranger. Un projet qui implique la création de deux produits : une plateforme web et une application mobile.
Les défis du projet de la collectivité territoriale de Saint-Pierre et Miquelon
Dans le cadre de ce projet, plusieurs défis ont été identifiés par SPM. Tout d’abord, il s’agit d’établir une proximité entre les agents de la collectivité territoriale et les bénéficiaires de bourses en modernisant un processus traditionnel par le biais de la digitalisation. Cette transition présente des risques potentiels tels que la perte de documents, ce qui souligne l’importance de sécuriser cette transition.
En outre, la gestion documentaire constitue un autre défi majeur, car elle est étroitement liée à la préservation et à l’accessibilité des dossiers essentiels.
Enfin, la gestion précise des statistiques revêt une importance capitale pour assurer une meilleure visibilité sur le taux de réussite et l’évolution des bénéficiaires de bourses, ce qui contribue à une prise de décision éclairée et à une amélioration continue du processus.
Étapes et dispositifs du projet de la commune de SPM
Afin de bien répondre aux différents besoins de notre client, les équipes d’Aymax ont implémenté une plateforme intranet dédiée à la gestion des comptes, avec pour objectif de répondre aux besoins à la fois des boursiers et des administrateurs.
Les principaux modules de la plateforme sont :
- Module actualité, permettant le partage d’articles et de communiqués avec les boursiers
- Module documentation, facilitant le partage de formulaires et de documents pour le téléchargement par les bénéficiaires de bourses (tels que les formulaires d’adhésion, etc.).
- Module Data Access qui offre des statistiques détaillées sur les bénéficiaires de bourses, telles que la répartition par genre, cursus d’études, taux de réussite, répartition par domaine d’études, tranche d’âge, ainsi que des données sur le nombre de bénéficiaires affiliés à la collectivité, classés par région ou pays.
La messagerie, le système de gestion des notifications et la gestion des autorisations sont également inclus dans les fonctionnalités administratives.
Chaque module est affiché et utilisé différemment en fonction du statut de l’utilisateur : étudiant boursier ou administrateur de la communauté SPM.
- Les utilisateurs étudiants boursiers :
Cette solution offre un espace dédié à chaque bénéficiaire, permettant le dépôt de l’intégralité de ses documents liés à la demande de bourse, de suivre le statut de sa demande, recevoir les notifications et messages envoyés par la commune. De plus, un espace Forum a été mis en place pour favoriser les échanges entre utilisateurs, offrant la possibilité de poser des questions de manière anonyme, de créer des discussions et de fournir des réponses.
- Les administrateurs :
Les administrateurs ont la possibilité de créer ou supprimer des comptes, attribuer différents rôles administrateurs, ainsi que de gérer les mots de passe.
Les administrateurs peuvent également modérer les discussions sur le forum, répondre aux questions ou encore publier des annonces. Ils reçoivent et gèrent les documents soumis par chaque boursier, et les classer par « tag ».
Comment avons-nous organisé ce projet ?
Le projet est divisé en deux phases distinctes : la phase Design, axée sur la création des interfaces pour les plateformes web et mobile (compatibles avec les tablettes et smartphones), suivie par la phase de développement réalisée via des Dev Sprints.
Pour bien dérouler ce projet, nous avons mis en place une équipe complète qui se compose d’un chef de projet, un designer UI/UX, deux développeurs Front-end et Back-end, ainsi qu’un testeur.
Le projet s’est déroulé selon une méthodologie Agile, avec une planification précise des étapes sur une période de six mois. Cette approche a permis une gestion efficace des délais et des objectifs, en définissant clairement le périmètre opérationnel des acteurs et en élaborant une roadmap évolutive pour assurer la progression du projet.
Les avantages apportés pour la collectivité de Saint Pierre et Miquelon
Grâce à l’engagement de notre équipe Webmax, notre client a bénéficié d’avantages significatifs comprenant :
- Centralisation : Regrouper l’ensemble du processus de gestion des dossiers des boursiers sur une plateforme unique.
- Communication sécurisée et simplifiée entre les étudiants bénéficiaires de bourses et les administrateurs, facilitant les échanges d’informations.
- Sécurisation totale des documents grâce à la digitalisation complète du processus, éliminant les risques de perte de documents.
- Augmentation de la productivité par l’accélération du processus de demande de bourses et la gestion efficace de l’ensemble des dossiers, demandes, communications et échanges avec les étudiants.
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