Basé en Suisse, Pharmalys est un groupe international composé de 17 entités présentes sur 12 pays. Spécialisé dans le secteur pharmaceutique, Pharmalys fabrique des produits laitiers contribuant à la santé et au bien-être des nourrissons et des enfants et les distribue au travers de différentes marques.
Un besoin de centralisation des process sur 17 entités
Aymax accompagne Pharmalys sur son process de standardisation des données afin d’optimiser ses pratiques et flux métiers.
Voici les principales problématiques métiers que nous avons pu traiter :
- La centralisation de l’ensemble des informations du groupe autour d’un même outil qui répond aux attentes du client.
- L’analyse de rentabilité et de suivi des coûts sur la totalité du groupe Pharmalys afin d’assurer un reporting adapté sur la base des devises locales et les autres devises du Groupe international.
- Une homogénéisation des différentes transactions des entités.
- Lier les différentes pratiques et politiques comptables avec toutes les entités de Pharmalys
- Impliquer des référentiels comptables locaux et internationaux pour le bon fonctionnement des process.
- Suivi et gestion des stocks des produits de nutrition infantile et nourrissons gérés sur une base des lots et des dates de péremption.
- Mise en place d’une unité de gestion centrale agissant sur l’ensemble des entités du groupe Pharmalys ; stratégie de lancement et de validation, gestion des données permanentes, etc.
- Gestion des tâches basées sur des choix internes en repérant les bonnes pratiques de contrôle à travers une gestion rigoureuse des rôles et des profiles.
Un projet d’implémentation S/4HANA global divisé en deux phases
Ce projet s’est basé sur l’accompagnement de notre client pour l’intégration d’une solution SAP S/4HANA scalable en implémentant un core model, suivi d’un process de roll out sur l’ensemble des entités de Pharmalys à l’international.
Un accompagnement défini pour une période de 3 ans visant à gérer et optimiser un projet complexe sur différents pays. Partant d’un process From Scratch, en allant jusqu’à la standardisation et la spécification de chaque entité/pays selon ses règles.
1) Deux phases principales animant le projet
Notre stratégie de déploiement du projet Pharmalys se déroule en 2 phases :
- Une étude/analyse de l’approche Core Model, le cœur du projet, effectuée par nos équipes dédiées incluant 2 entités Suisse, 2 entités Tunisienne et 2 entités Emiraties.
- Une fois que le Core Model est mis en production, nous planifions les roll out pour l’ensemble des entités restantes les uns après les autres. Chaque roll out comportant 3 à 4 entités.
2) L’enjeu de Pharmalys : l’homogénéisation et la centralisation de ses données
Un projet se concentrant sur de réels enjeux principalement liés à l’homogénéisation des process des différentes entités. Ces enjeux stratégiques et essentiels consistent essentiellement à prendre en considération les mesures législatives de chaque pays en mettant en place un process de comptabilité parallèle basé sur les règles IFRS.
Cette démarche exige la centralisation de toutes les données sur un même outil performant afin d’avoir une vision globale et un suivi du taux de change et d’indexation des différentes devises.
Déceler des étapes clefs, pour une implémentation S/4HANA réussie
Ce projet S/4HANA s’est défini sur différentes étapes bien déterminées qui s’appuient sur la méthodologie ACTIVATE de SAP :
- Une approche de Design Thinking en réalisant des workshops pour définir le modèle souhaité sur SAP
- Une phase de customisation afin de définir le modèle adapté au métier
- Une phase de formation des Key Users ayant participé à la phase de Design Thinking
- Les tests d’acceptation de l’utilisateur : prise en main des Key User pour faire des Tests afin de challenger complètement la solution (même pour les utilisations rares)
- Optimisation à la suite du test
- Définition d’un planning de formation pour les End Users selon le profil
- Réalisation du Go- live
- Support post-go live pour effectuer le soutient des différents users
Le Core Model est un process qui a concerné une quarantaine de Key User.
Un projet qui a impliqué entre 25 et 30 collaborateurs pour l’implémentation et la mise en production du Core Model. Les Roll-Out prévoient entre 3 et 4 consultants chacun.
Une solution ERP complète sur l’ensemble des processus de Pharmalys
Grâce à un accompagnement complet et l’expertise métier de nos équipes, nous avons pu apporter, par l’implémentation de SAP S/4HANA, de nombreux avantages à Pharmalys :
- Standardisation et automatisation des processus métiers
- Centralisation et fiabilisation de l’information
- Capacité de reporting à un niveau groupe
- Mise à niveau pour le reporting selon les normes IFRS (normes comptables internationales) avec la possibilité de faire également un reporting spécifique selon les normes locales
- Mise en place d’un système d’analyse de profitabilité et de contrôle de coût permettant l’intégration intra-groupe
- Centralisation et intégration des chiffres comptables de tous les groupes ; permettant par exemple la centralisation de toutes les actions d’achats, de distribution.
- Capacité d’avoir la visibilité nécessaire sur l’état de santé du groupe
- Génération automatique des KPIs via des Dashboard consolidés et via le reporting standard de SAP
- Mise en place de SAP FIORI permettant des reportings Smart et multi-dimension
